Viết thiệp cảm ơn khách hàng nên bắt đầu từ điều bạn thật sự muốn cảm ơn. Một tấm thiệp nhỏ không cần kể hết về cửa hàng. Chỉ cần người nhận hiểu bạn đang cảm ơn vì điều gì, lời nhắn đã có lý do để đi cùng món quà.
Nếu viết được vài dòng rồi lại thấy giống một đoạn quảng cáo, hãy tạm bỏ tên sản phẩm, ưu đãi và lời mời mua tiếp. Viết lại điều bạn thật sự muốn cảm ơn trước. Những thông tin khác chỉ nên thêm khi chúng giúp người nhận.
Viết thiệp cảm ơn khách hàng từ một việc đã xảy ra
Khách vừa mua lần đầu, quay lại cửa hàng hay dành thời gian gặp bạn? Mỗi việc đều có thể là lý do để cảm ơn. Chọn đúng hành động ấy sẽ dễ viết hơn một câu chung cho mọi người.
Với người mua lần đầu, bạn có thể cảm ơn vì đã lựa chọn. Với người đã quay lại, có thể nhắc việc họ trở lại. Chỉ dùng chi tiết bạn biết là đúng. Một khách mới không cần được gọi là “người bạn đồng hành nhiều năm”, và một đơn mua bình thường cũng không cần lời lẽ quá thân thiết.
Thử khuôn ba câu, mỗi câu một việc
- Câu đầu nói lời cảm ơn: nêu một hành động cụ thể của người nhận.
- Câu giữa nối với món quà hoặc dịp gửi: giải thích ngắn vì sao có lời nhắn này, không phải liệt kê ưu điểm cửa hàng.
- Câu cuối gửi lời chúc: chọn giọng phù hợp với mối quan hệ và hoàn cảnh.
Ba câu là một cách bắt đầu, không phải độ dài bắt buộc. Nếu hai câu đã đủ ý, bạn có thể dừng ở đó. Nếu cần giải thích cách sử dụng món quà, nên tách phần hướng dẫn để lời cảm ơn vẫn dễ đọc.
Ba ví dụ để chỉnh theo tình huống thật
Khi viết thiệp cảm ơn khách hàng, bạn có thể dùng các đoạn tự viết dưới đây để tìm giọng phù hợp. Đây là ví dụ, không phải lời nhắn từ một đơn hàng hay khách hàng có thật. Chỉ giữ những chi tiết đúng với trường hợp của bạn.
Khi khách lần đầu chọn một món quà tại shop
“Cảm ơn bạn đã chọn một món quà từ cửa hàng. Mong món quà nhỏ này sẽ đến đúng người bạn nghĩ tới. Chúc bạn có một mùa cuối năm ấm áp.”
Đoạn này nói đến việc lựa chọn và người được tặng quà. Nó không giả định khách đã gắn bó lâu với shop, cũng không yêu cầu khách làm thêm việc gì.
Khi người nhận thực sự là khách quay lại
“Cảm ơn bạn đã quay lại với cửa hàng. Món quà nhỏ này thay cho lời cảm ơn của shop trong dịp cuối năm. Chúc bạn có thêm nhiều ngày vui cùng những người thân yêu.”
Chi tiết “quay lại” chỉ nên dùng khi bạn đã xác nhận đúng nhóm khách. Nếu cùng một mẫu thiệp được gửi cho cả khách mới, hãy bỏ chi tiết này hoặc chuẩn bị hai phiên bản rõ ràng.
Khi gửi quà sau một lần hợp tác có thật
“Cảm ơn anh/chị đã phối hợp cùng chúng tôi trong công việc vừa qua. Xin gửi anh/chị một món quà nhỏ thay lời cảm ơn. Chúc anh/chị nhiều sức khỏe và một khoảng nghỉ cuối năm thật dễ chịu.”
Với người nhận trong công việc, lời nhắn lịch sự và đúng vai thường đã đủ. Bạn không cần thêm lời hứa về hợp tác tương lai nếu hai bên chưa trao đổi điều đó.
Đặt ưu đãi đúng chỗ, nếu thực sự muốn gửi
Không phải tấm thiệp nào cũng cần mã giảm giá, mã quét và lời mời đánh giá. Nếu shop muốn gửi một ưu đãi có thật, có thể tách nó sang phiếu riêng hoặc một phần riêng, để người nhận phân biệt được đâu là lời cảm ơn và đâu là thông tin mua hàng.
Thông tin liên hệ cũng chỉ cần vừa đủ với mục đích. Nếu khách có thể cần hỏi về món quà, hãy chọn một đầu mối phù hợp thay vì đưa tất cả kênh liên lạc lên tấm thiệp nhỏ.
Đọc thành tiếng trước khi đưa đi thiết kế
Khi viết thiệp cảm ơn khách hàng, hãy ưu tiên một ý rõ trong mỗi câu. Gợi ý dùng câu ngắn, từ dễ hiểu của W3C là một điểm tham khảo khi sửa lời nhắn; bạn vẫn cần đọc lại theo giọng của chính mình.
Hãy đọc lời nhắn như lúc bạn nói với người nhận. Nếu có cụm từ bạn không bao giờ dùng trong cuộc trò chuyện, thử thay bằng cách nói quen thuộc hơn. Kiểm thêm ba điểm: lời cảm ơn có lý do rõ không, cách xưng hô có đúng không, và có câu nào vô tình trở thành lời hứa không?
Sau khi viết thiệp cảm ơn khách hàng xong, hãy thử câu chữ trên kích thước thiệp dự kiến. Nếu cần ghi tên hoặc giữ lời nhắn riêng bên trong, bạn có thể tham khảo nhóm bao thư và kiểm độ vừa với tấm thiệp thực tế. Cách trình bày, giấy và hình thức in cụ thể cần được trao đổi trên mẫu trước khi chốt.
